Zakelijk, Arbeid, Schade
Particulier
Toelichting:
-mei 2018: Het bestuur levert geen jaarrekening 2017 in tbv jaarvergadering. De penningmeester had hem niet af. Op de jaarvergadering kreeg hij de opdracht de jaarrekening binnen 2 weken in te leveren . Op die bewuste jaarvergadering werd alvast nieuw bestuur gekozen voor 3 jaren, maar niet geïnstalleerd. De voorzitter en de penningmeester werden herkozen. ( Het is voor het eerst voorgekomen dat een jaarrekening niet werd aangeboden aan de ledenvergadering.
-juni 2018 Er werd niet lijfelijk vergaderd, maar via de digitale weg ivm jaarrekening 2017 en andere zaken. De vergadering gaf geen decharge aan het bestuur. De jaarrekening was niet volledig. Door de lange discussies is de agenda niet afgehandeld.
-april 2019 alleen de herkozen voorzitter van het oud bestuur is overgebleven. De penningmeester heeft na de digitale vergadering bedankt. De jaarrekeningen 2017 en 2018 zijn nu opgemaakt door een accountant.Als alles in orde is na de verificatie, zullen de jaarrekeningen worden behandeld in de komende jaarvergadering van mei 2019 voor het verlenen van decharge.
Intussen bereidt het nieuw gekozen, maar nog niet geinstalleerde bestuur de ledenvergadering voor, de secretaris heeft al brieven verzonden. Het plan is om in de komende jaarvergadering eerst te vergaderen over andere zaken, zodat die afgehandeld zijn
en de jaarrekeningen later op de dag. Er zullen eerst zaken behandeld worden waarover niet gestemd moet worden en de jaarrekeningen later voor decharge. Er wordt gevreesd dat de agenda weer niet afgehandeld wordt, als er eerst met de jaarrekeningen wordt begonnen. Nadat er decharge verleend is, zal er vergaderd worden over zaken waarover er gestemd moet worden. Er zijn 13 stemgerechtigden, waarvan 3 niet kunnen stemmen omdat ze nog niet geïnstalleerd zijn.
( voorzitter, penningmeester en secretaris)zijn. Leden reizen vanuit Aruba en Sint Maarten naar Curacao om de jaarvergadering bij te wonen. Het jaarlijks vergaderen heeft een hoog kostenplaatje. Het ziet er naar uit dat de jaarrekeningen zullen worden goedgekeurd.
Ik zou zelf als nieuw bestuurder geen verantwoording willen nemen zonder dat ik vertrouwen heb in de juistheid en volledigheid van hetgeen ik overgedragen krijg, maar het mág wel. Zonder dat décharge is verleend blijft het oude bestuur natuurlijk nog (mede)verantwoordelijk voor de gang van zaken en eventuele omissies in rekeningen en stukken.
Feitelijk handelen kan onderomstandigheden prevaleren boven de formele positie, waardoor een gebeuren als een installatie feitelijk overbodig wordt. De omstandigheden waaronder e.e.a. voorvalt zijn in rechtszaken vaak van doorslaggevend belang.
Reactie van de vraagsteller
Dank u wel voor uw antwoord.
Groetjes
Als bestuur ben je bij faillissement aansprakelijk indien er geen jaarrekening tijdig is gepubliceerd. Er is een wettelijk vermoeden dat dit een oorzaak is van het faillissement. Dat kan je natuurlijk wel weerleggen dat het niet jouw schuld is als nieuwe bestuurder.
Een jaarrekening wordt opgemaakt door het bestuur en evt goedgekeurd door de vergadering. Een jaarrekening hoeft niet per definitie goedgekeurd te worden. Je kan deze gewoon deponeren.
Decharge is geen verplichting. Indien een bestuur nalatig is geweest kan je als vergadering gewoon geen decharge geven.
Bij faillissement heb je sowieso niet zoveel aan decharge gezien deze geldig is tussen de entiteit en de bestuurder.
Wat bedoel je met geïnstalleerd bestuur? Bij een BV zal de benoeming wellicht conform statuten door de ava gebeuren. Bij andere entiteiten kan dit anders liggen.
Reactie van de vraagsteller
Het gaat om een kerkgenootschap, bestaande uit 1 kerkgemeenten op Curacao, Aruba en Sint Maarten. Elke gemeente heeft 3 stemgerechtigden (9 stemmen ) Het Districtsbestuur heeft 3 stemgerechtigden ( voorzitter, secretaris en penningmeester - 3 stemmen) Het Districtsbestuur is het overkoepelend bestuursorgaan belast met de leiding van het kerkgenootschap en daartoe behorende werkorganen.( school, crèche en bejaarden opvang)
De Pastorale Coordinator heeft 1 stem. Totaal 13 stemmen.
Er werd afgesproken dat het nieuw aangetreden Districtsbestuur pas geinstalleerd zou worden, nadat er decharge was verleend over de jaarrekening 2017. De installatie van bestuursleden is in een kerkdienst , waarin de bestuursleden beloven hun taak naar eer en geweten uit te voeren. In deze kerkdienst wordt de kerkconferentie officieel voor gesloten verklaard. De kerkconferentie 2018 werd dus voor gesloten verklaard, alleen werd het nieuwe bestuur niet geïnstalleerd.
Nu gaan er stemmen op, om op de komende kerkconferentie 30 mei - 2 juni aanstaande als eerste agendapunt de jaarrekening 2017 te presenteren, zodat er decharge verleend kan worden aan het oud bestuur en daarna de rest van de agenda afwerken. Als er gestemd moet worden, nog voor de officiële toelating van het nieuwe bestuur kunnen de Districtsbestuursleden niet stemmen, dan zijn er maar 10 stemgerechtigden.
De jaarrekening 2017 is later op de dag op de agenda geplaatst, omdat de behandeling daarvan veel tijd in beslag neemt. Er zijn zaken zoals accorderen van de agenda, goedkeuren notulen, verslagen kerkgemeenten 2018 en jaarverslag 2018 van de Pastorale Coordinator eerst geplaatst, zodat die alvast afgehandeld zijn.
Als ik het goed heb kunnen alleen de 10 stemgerechtigden stemmen over het accorderen van de agenda en goedkeuring notulen. De verslagen zijn ter kennisgeving. Zou de jaarrekening 2017 als eerste behandeld worden, dan gaan ook maar 10 stemgerechtigden beslissen over het verlenen van decharge, het maakt denk ik niet veel uit of de jaarrekening eerder of later behandeld wordt.
Reactie van de vraagsteller
Het gaat om een kerkgenootschap, bestaande uit kerkgemeenten: 1 gemeente op Curacao,1 gemeente op Aruba en 1gemeente op Sint Maarten. De gemeente vormen samen een District. Elke gemeente heeft 3 stemgerechtigden (9 stemmen ) Het Districtsbestuur heeft 3 stemgerechtigden ( voorzitter, secretaris en penningmeester - 3 stemmen) Het Districtsbestuur is het overkoepelend bestuursorgaan belast met de leiding van het kerkgenootschap en daartoe behorende werkorganen.( school, crèche en bejaarden opvang)
De Pastorale Coordinator heeft 1 stem. Totaal 13 stemmen.
Er werd afgesproken dat het nieuw aangetreden Districtsbestuur pas geinstalleerd zou worden, nadat er decharge was verleend over de jaarrekening 2017. De installatie van bestuursleden is in een kerkdienst , waarin de bestuursleden beloven hun taak naar eer en geweten uit te voeren. In deze kerkdienst wordt de kerkconferentie officieel voor gesloten verklaard. De kerkconferentie 2018 werd dus voor gesloten verklaard, alleen werd het nieuwe bestuur niet geïnstalleerd.
Nu gaan er stemmen op, om op de komende kerkconferentie 30 mei - 2 juni aanstaande als eerste agendapunt de jaarrekening 2017 te presenteren, zodat er decharge verleend kan worden aan het oud bestuur en daarna de rest van de agenda afwerken. Als er gestemd moet worden, nog voor de officiële toelating van het nieuwe bestuur kunnen de Districtsbestuursleden niet stemmen, dan zijn er maar 10 stemgerechtigden.
De jaarrekening 2017 is later op de dag op de agenda geplaatst, omdat de behandeling daarvan veel tijd in beslag neemt. Er zijn zaken zoals accorderen van de agenda, goedkeuren notulen, verslagen kerkgemeenten 2018 en jaarverslag 2018 van de Pastorale Coordinator eerst geplaatst, zodat die alvast afgehandeld zijn.
Als ik het goed heb kunnen alleen de 10 stemgerechtigden stemmen over het accorderen van de agenda en goedkeuring notulen. De verslagen zijn ter kennisgeving. Zou de jaarrekening 2017 als eerste behandeld worden, dan gaan ook maar 10 stemgerechtigden beslissen over het verlenen van decharge, het maakt denk ik niet veel uit of de jaarrekening eerder of later behandeld wordt.
Je zou de statuten van deze entiteit moeten opvragen/doornemen voor het beste antwoord hierop. Het kerkgenootschap lijkt hier de vorm van een vereniging te hebben.
Blijkbaar heeft het bestuur dus ook stemrecht. Dat kan officieel wel.
Er is dus in een kerkdienst een nieuw bestuur eigenlijk benoemd dat formeel niet is "geinstalleerd" nog, alleen indien er decharge komt van het oude bestuur?
Dit is een vreemde gang van zaken. Een en ander ligt aan de statuten en de gang van zaken zoals dat altijd gebruikelijk was. Een paar opmerkingen:
- er is een nieuw bestuur dat bestuurshandelingen verricht blijkbaar maar officieel niet zou zijn benoemd/geinstalleerd?;
- de vergadering vindt plaats in een kerkdienst (openbaar?), dus er zijn wellicht diverse personen aanwezig die geen lid zijn?;
- de vergadering wordt blijkbaar niet opgeroepen met een duidelijke agenda tegen een bepaalde oproeptermijn. Het kan dus zo zijn dat leden geen tijdige informatie hebben over de te nemen besluiten. Op zich kan dit wel maar dienen alle leden wel vertegenwoordigd te zijn.
- het oude bestuur heeft geen stemrecht meer maar het nieuwe bestuur kan alleen stemmen indien het oude bestuur decharge heeft gekregen? het nieuwe maar officieel niet geinstalleerde bestuur heeft geen stemrecht? Wie is er nu eigenlijk het bestuur nu dan?
- wie roept nu dan de vergadering bijeen? het nieuwe of het oude bestuur?
- er wordt vergaderd over o.a. de jaarrekening maar er is geen formeel bestuur gedurende de vergadering omdat op het einde pas de jaarrekening wordt besproken?
Er klopt hier geen hout van. Er wordt hier mijns inziens niet correct gehandeld inzake de besluitvorming in de vereniging.
De vraag is wat je er nu aan kan doen. De leden kunnen de agenda bepalen en de vergadering bijeenroepen, naast het bestuur (in beginsel), en kunnen de situatie wellicht recht zetten.
In de vergadering ontsla je eerst het oude bestuur, de stemgerechtigden geven decharge of niet. Dan benoem je nieuw bestuur en gaat de vergadering verder. Het oude bestuur kan moeilijk meestemmen over hun eigen decharge.